- Organización de eventos con cabeza (y con Google Sheets)
Esta es la habilidad más importante (y más obvia) para poder llevar a cabo cualquier proyecto con éxito. Sin embargo, aunque parezca mentira, os quedaríais sorprendidos con la cantidad de personas que carecen de una buena organización y sin embargo, se dedican a ello.
Si desapareciese mañana, cualquier persona que viniera a reemplazarme, podría retomar un proyecto con tan solo mirar mi agenda, mi bloc de notas y la Google Sheet correspondiente.
En una profesión donde cualquier detalle pequeño te puede ocasionar el problema más grande y en la que cada proyecto depende de tu claridad y de tu organización, es super importante tener todo apuntado y estructurado, para evitar olvidos, sustos y malas experiencias.
Las herramientas digitales son clave y nos ayudan a ser más eficientes y facilitar el trabajo a los demás. Entre mis favoritas para la organización de eventos destaca sin duda Google Sheets: me ayuda a organizar cronogramas, presupuestos y equipos de trabajo.
Cuando hablamos de organización también me gusta hacer referencia a la gestión eficiente del tiempo, pues una sin la otra no podrían existir. Crear un buen retrotiming del proyecto, tener controlados los deadlines, y organizar muy bien las jornadas de montaje y desmontaje te ayudarán a ser un master en la gestión del tiempo.
- Comunica con empatía
De nada sirve una buena organización si no va de la mano de una buena comunicación; al final y al cabo, para mantener al equipo organizado hace falta que este esté informado. Si te cuesta comunicar o no te gusta estar en continuo contacto con las personas, esta no es tu profesión.
Para poder llevar a cabo la organización de un evento o proyecto creativo, por muy pequeño que sea, es necesario una comunicación constante y eficiente: con el cliente y con los proveedores.
Saber escuchar tiene premio: ayuda a bajar conceptos, crear equipo y fomenta la creatividad. Pero el 10 te lo llevas cuando sabes solucionar conflictos: la diplomacia y la comunicación asertiva te llevarán a la excelencia.
- Atención a los detalles
Como habrás podido deducir por el punto anterior, prestar atención a los detalles es fundamental. Esto implica trabajar constantemente para tener una visión 360º de las necesidades que conllevan organizar un evento: las necesidades de cliente y la gestión de los proveedores.
Prestar atención incluso a los pequeños detalles te permitirá anticiparte a posibles problemas que puedan surgir; ser detallista y minucioso implica un análisis profundo de todas las fases del proyecto y te ayudará a crear un buen plan de contingencia.
- Resuelve como un ninja de la logística
A veces, por muy buena organización previa que hayamos hecho y a pesar de que hayamos estado súper atentos a todos los detalles para anticipar cualquier problema o necesidad del momento puede ser que surjan imprevistos.
Ser una persona resolutiva te facilitará mucho la vida en estos casos. La agilidad mental y el tener un “Plan B” pensado (y “bajado a tierra”) ayudan mucho a solventar este tipo de situaciones.
Mi recomendación: cuando empieces con la organización del evento, si este es en exterior o tiene factores importantes que no dependen de la planificación inicial, ten siempre preparado un plan B.
- Creatividad: the eye has to travel
Aunque creo firmemente que todos podemos ser creativos, y que por lo tanto, la creatividad sí es una habilidad que se pueda desarrollar, no he podido evitar incluirla en este listado.
Como decía Diana Vreeland (y tal cómo indica el título del documental que relata la vida de la archiconocida editora de moda) the eye has to travel para poder crear.
Ser curioso, explorar otros ámbitos que no tengan que ver con tu cotidianidad, “vivir la calle”… Las herramientas físicas y digitales son infinitas y cuantas más utilicemos más variadas serán nuestras referencias y por lo tanto, nuestra imaginación.
Ser creativo no está limitado solo a la fase de creación de un evento, si no que va ligado a la búsqueda de proveedores y resolución de conflictos. En definitiva, la organización de un evento depende en gran parte de la creatividad.
- Gestión del estrés
Por último, pero no por ello menos importante, saber gestionar el estrés es clave para un buen organizador de eventos.
Si eres de los que se quedan en shock o levantan la voz ante una situación que se escapa de tu control, quizás esta no sea tu profesión. Ser capaz de gestionar los imprevistos y los momentos complicados, tanto con el cliente como con los proveedores es igual de importante que ser organizado.
Si te reconociste en estas habilidades, estás en el camino correcto. Y si no, recuerda que muchas pueden desarrollarse… con pasión, ganas y mucha práctica.
